Especialista na área de Privacidade e Proteção de Dados dá dicas de como repartições podem se adequar às novas diretrizes 

Sancionada e em vigor desde o dia 18 de setembro de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece uma série de diretrizes acerca da coleta, armazenamento e uso de dados pessoais. Tanto a seara privada, como a pública, quando efetuarem a captação e tratamento de dados, precisam se adequar aos preceitos da LGPD. Dessa maneira, sendo um dos locais mais presentes na rotina dos brasileiros e trabalhando diretamente com o manuseio de dados pessoais, os cartórios devem direcionar uma atenção especial ao tema. 

“Os cartórios são um dos locais com maior circulação de dados”, explica Talitha Dias, do escritório Portela Soluções Jurídicas, advogada especialista na área de Privacidade e Proteção de Dados. “É crucial, assim, que neles haja um cuidado diferenciado com o tratamento das informações acessadas.” 

É interessante que os cartórios invistam em ferramentas tecnológicas e serviços especializados a fim de assegurar um tratamento de dados dentro dos conformes da Lei. Com isso, busca-se garantir a segurança dos dados e evitar possíveis incidentes, como vazamento de informações.  

“O primeiro passo na implementação da Lei Geral de Proteção de Dados é realizar uma triagem geral dos dados existentes, compilando-os em um Inventário de Ativos. A partir daí, parte-se para as demais fases, desde o mapeamento de dados, à adequação documental e às boas práticas. Para o desempenho de um bom trabalho, é preciso procurar uma assistência jurídica especializada”, destaca a especialista. 

É importante que, no cartório, haja um controle interno acerca do acesso às suas informações. Ou seja, um monitoramento do alcance dos funcionários aos dados pessoais, que se estende apenas para execução das atividades registrais disciplinadas em Lei. 

“O tabelião tem o dever ético e legal de guardar sigilo profissional sobre as informações a que tem acesso no seu exercício profissional”, reforça a advogada. “Tem também o dever específico de conservar funcionalmente os documentos físicos ou eletrônicos a ele confiados, observando os regramentos normativos e legais”. 
 
E quanto ao público que dispõe de dados em cartórios, o que acontece? Será necessária alguma autorização ou coisa do tipo? Como explica Talitha, depende. 

“Com relação ao cartório, existe um consentimento implícito. Então, para este momento, não é necessário pedir consentimento das pessoas. O que acontece é que, qualquer terceiro que quiser ter acesso àqueles dados que existem dentro do cartório, caso ultrapasse o limite da finalidade do qual a pessoa está pedindo, vai caber ao oficial avaliar, caso a caso, e, aí sim, pedir o consentimento do titular. Por exemplo, se eu chegar lá e pedir a certidão de imóvel de uma pessoa X, ok. Mas se eu pedir para ele a descrição de todos os imóveis no nome de uma pessoa, estou passando os limites do que é necessário. E aí, no momento que acontece isso, fica à discricionariedade do oficial avaliar a necessidade daquele pedido.” 

Vale destacar que, caso a LGPD seja desrespeitada, há possibilidade de advertências e multas. As penalidades serão aplicadas a partir de agosto de 2021, com punições de até 2% do faturamento da empresa – com um teto de R$50 milhões.